En human resource management system kan ta form av en information management system. En organisation använder en HRMS för att hantera information om dess arbetskraft. Denna information hjälper chefer och HR-personal ta beslut om anställda. Utan rätt information tillgänglig för beslutsfattare har en HRMS få program utöver registrering och rapportering.

Obehörig åtkomst

När en organisation som samlar in personlig data om sina anställda i en HRMS, kan vissa säkerhetsrisker uppstå. En organisation spenderar medlen att hålla privat information om anställda säkert mot interna och externa hot. En nackdel med en elektronisk HRMS är att en organisation måste samla in information om som åtkomst till anställd privat information. Dessa uppgifter kräver följa upp med en revisionsprocess, vilket kan leda till disciplinering eller lagföra en anställd som kommer åt data om anställda utan tillstånd eller utan en officiella ändamål.

Specialiserade kunskap

Behovet av data kontroll är en annan potentiell nackdel med en HRMS. Denna kontroll sträcker sig bortom obehörig åtkomst av privat personalinformation. En organisation med en HRMS såsom PeopleSoft måste ha sin egen uppsättning av teknisk personal för att programmera, felsöka, uppdatera och stödja systemet. Medan en HRMS kan hjälpa en organisation som minskar kostnaderna för HR personal, kan det öka kraven för teknisk personal med kunskap HRMS lösningen.

Data inmatningsfel

En HRMS ligger också bara så bra som dess mänskliga programmerare och slutanvändare. Personer med hög nivå tillgång, till exempel personer som uppdaterar en HR mästare fil, får in fel information avsiktligt eller av misstag. Om data uppdateras felaktigt, ändras eller försvinna, en organisation kan möta regeringen böter och andra kostnader i samband med skada till HR huvudfilen. Plocka ett system med massor av interna kontroller så att en medarbetare inte kan göra ändringar i ditt företags huvudfilen.