mynewspapers.net

Skapa en distributionslista med hjälp av Excel

Skapa en distributionslista med hjälp av Excel


Att hålla reda på en lista i ett kalkylprogram som Microsoft Excel gör det lättare personliga att sortera och spåra information samt att skriva ut kuvert, brev och andra poster som är e-postlista. Du kan exportera ditt Excel-ark som XLS eller CSV-skicka till en skrivare eller de flesta online sändlista tjänster, eller funktionen Koppla dokument byggdes till Microsoft Word att skriva ut direkt från ditt Excel-ark.

Besluta om Format

Besluta om e-postlista data ska användas för ändamål utanför skriva ut adressetiketter. Detta beslut kan påverka hur du struktur på kalkylbladet. Till exempel, om du vill skriva ut personligt adresserade till varje persons förnamn, som "Kära Nicholas," kommer måste du lagra varje persons namn i två separata kolumner: förnamn och efternamn.

Skapa en e-postlista

I den första raden i varje kolumn, skriver du en rubrik som beskriver adresskomponenten kolumnen kommer att innehålla. Gemensamma komponenter inkluderar förnamn, efternamn, gatuadress (rad en), gatuadress (linje 2), stad, stat, postnummer och land. En listkomponenten överst i varje kolumn. Skriva in din e-postlista data i Excel-mallen som du just har skapat. Registrerar en ny kontakt på varje ny rad.

Dela upp fullständiga namn i för- och efternamn

Om din ursprungliga e-postlista data innehåller endast en namnkolumnen som "Fullständigt namn" men du behöver dessa uppgifter sprids över kolumnerna "Förnamn" och "Efternamn", kan du använda guiden "Omvandla Text till kolumner". Markera hela kolumnen som innehåller fullständiga namn genom att klicka på brevet överst i kolumnen, till exempel "A." Klicka på "Data" och välj "Text till kolumner." Följ anvisningarna i guiden. Byta namn på rubrikerna för de resulterande två kolumnerna "Förnamn" och "Efternamn."

Exportera en CSV-fil

Vissa e-postlista program och företag begära e-postlistor i ett format som CSV (Semikolonavgränsade värden). Spara ditt Excel-ark som en CSV-fil genom att välja "Spara som" från menyn Office knappen (eller från "Arkiv"-menyn i Excel 2003 eller tidigare). Välj "Comma Separated Values (*.csv)" från "Spara som typ" droppa-ned menyn och klicka på "Spara".

Använd dokumentkoppling i Microsoft Word

Skapa ett nytt Microsoft Word dokument eller öppna befintliga kuvert eller bokstav som du vill infoga utskick information från Excel. Välj fliken "Utskick" och klicka på "Starta dokumentkoppling." Välj "Steg för steg-guiden Koppla dokument." Klicka på knappen "Välj mottagare" och välj "Använd befintlig lista". Dubbelklicka på Excel-kalkylbladet du skapade tidigare. Följ guiden instruktionerna att infoga och formatera varje fält i Excel mall i kopplade Word-dokument.