mynewspapers.net

Hur man skapar SOP manualer



Alla framgångsrika företag har en sak gemensamt. De dokumenterar och följer standardrutiner (SOP) att hålla daglig verksamhet kör konsekvent, säkert och i tid, enligt kvalitetsmått, och i enlighet med myndigheternas regler. En SOP dokument hur, när, var och varför ett jobb görs och vem som gör den. En SOP manual hus alla standardrutiner för en division, avdelning eller grupp inom ett företag. En SOP manual är en värdefull referens för anställda och en effektiv träningsverktyg för nyanställda. Manuell organisation och stilistisk kommer allmänt att variera mellan företag, men det finns några gemensamma överväganden när du skapar SOP manualer för din arbetsplats.

Instruktioner



Identifiera manualens målgrupp. Det här exemplet kan det standardrutiner för företagets lager. Identifiera lagerstället avdelningens dagliga jobb och begränsa omfattningen av manualen till det lagerställe roll inom hela företaget.



Få input från någon som har ett egenintresse i standardrutiner, t.ex., arbetare, handledare och säkerhetsrådgivare. Mobilisera ämnesexperter hjälper dig skriva mer korrekta förfaranden och hjälp med hur manualen tas emot och används i det långa loppet. Ett team strategi för att skapa manualen "främjar buy-in från potentiella användare av SOP," säger det amerikanska miljöskyddet byråns "vägledning för förberedelser standardrutiner."



Organisera förfaranden i manualen på ett sätt som bäst passar publiken och material. T.ex. den lager förutom en innehållsförteckning och bilagor, kan avsnitt i handboken innehålla säkerhet och utbildning, frakt, ta emot och drift utrustning.



Formatera förfarandena i varje manuell avsnitt på ett sätt som är lätt att läsa och följa. Vissa förfaranden kan enkelt täckas i några korta steg, medan andra kräver längre steg och flödesscheman. Penn State University's "standardrutiner: A skriva Guide" ger exempel på när man använder enkla steg kontra hierarkiska steg kontra grafik. (Se resurser).



Skriva en syftet uttalande för varje procedur, som tydligt visar vem som gör jobbet, när, var och varför. Lista faror som kan orsaka till exempel utrustning skador eller personskador. Lista alla statliga regleringar eller branschstandarder som måste följas.



Skriv kronologisk förfarandet steg i en klar, koncis format. Använda aktiva verb för att starta varje steg. Innehålla tillräckligt med detaljer som en ny praktikant eller någon med begränsad arbetslivserfarenhet kan framgångsrikt och säkert slutföra jobbet utan tillsyn.



Identifiera någon särskild utrustning, kvalifikationer eller ytterligare dokumentation krävs för att göra jobbet. T.ex. i lager om ett jobb kräver att en arbetstagare att bära en hjälm, har gaffeltruck certifiering och använda en checklista för inventering, ange detta i förfarandet. Innehåller exempel på formulär och checklistor i förfarandet eller i den manuella tillägg.



Testa förfaranden innan du publicerar manuellt, föreslår Texas A & M College of Engineering's "Guide till att skriva standardrutiner." Be en ämnesexpert att granska förfarandena för noggrannhet och en praktikant att se över för eventuella luckor i information. Omarbeta procedurer som inte klarar testet.



Utbilda arbetstagarna hur du använder SOP manualen. Förklara den manuella layouten och hur man hittar information i hela. Fråga arbetstagare till ta egendomsrätt i manualen och rapportera förfarande förändringar som de uppstår.



Skapa ett system för dokumentet. När ett förfarande är omarbetad, registrera revidering datum och Detaljer för ett historiskt rekord skall för varje procedur. Se till av handböcker som finns i de områden där förfarandena är klar, råder Duke University's "riktlinjer för att skriva standardrutiner."



Granska de förfaranden effektivitet efter en viss tidsperiod. Om till exempel utrustning, processer eller regeringen reglerna ändras, uppdatera manuellt innehåll för att återspegla den nya informationen. Lyssna på feedback på manualens användbarhet och införliva förbättringar.