Tar tid att skriva ut en anställd utbildningsmanual kan tyckas vara en mödosam uppgift. Med hjälp av Microsoft Word 2007 funktioner underlättar del av utvecklingsprocessen. Innan du börjar att skriva, göra några planering. Besluta vad uppgifterna dina anställda behöver för att utföra och vad kan skrivas ner att hjälpa dem. Planera på slitage du kommer att använda training manual--i ett ansikte mot ansikte klass eller på egen hand. När du har en idé om vilken typ av manual du kommer att behöva, här är några av de funktioner som du kan använda för att göra verklighet av din idé.

Instruktioner

• Använd funktionen konturera i Word för att skapa en flernivålista av uppgifterna dina anställda behöver lära sig. Denna process kommer att hjälpa dig att bestämma hur länge din manual kommer att vara och hjälpa till med att bryta ner jobb i mindre bitar, som är lättare att förklara för en ny medarbetare. För att använda ordet disposition funktionen, du börjar med ett tomt dokument och välj fliken "Hem". Det finns tre knappar i gruppen stycke: kulor, siffror och multilevel listor. Välj "multilevel listor" eller klicka på nedåtpilen för ett galleri av dispositionen val. Du kan också komma med din egen. Skriv din disposition för din manual. Gå till nästa nivå i en flernivålista, tryck på "Tab". För att flytta tillbaka till en föregående lista nummer, tryck på "Shift + Tab". Skriv i stegen för din träning och övrig information att förklara för dina anställda hur man utför de uppgifter som behövs för deras jobb.

• Funktionen sidhuvud och sidfot i Word lägga till sidnummer, innehåll sektioner och en rubrik för varje sida i dokumentet. Sidhuvuden och sidfötter är visuella referenser för den anställde att veta var de finns i utbildningsmaterialet. När du gör utbildning, kan lägga till sidnummer du hänvisa till vissa sidor samt vissa ämnen. Klicka på"Infoga," sedan i huvudet & sidfotsavsnittet välja "Huvud." Du får ett val av huvud stilar att välja på eller kan du göra en egen. Rubriken visas på varje sida i din manual, eller du kan välja att ha det visas på motsatta sidor om du vill att din manual att vara mer boka-gillar. Sidfötter visas längst ned på sidan och används vanligtvis för sidnummer, datum och ägande. Klicka på "Sidfot" i avsnittet sidhuvud och sidfot och precis som i sidhuvudet, du kommer att ha flera stilar att välja mellan.

• Lägga till ett försättsblad eller titelsida för din utbildningsmaterial att skilja detta material från andra objekt du ge dina medarbetare, som en anställd handbok. Skapa din titel sida genom att klicka på fliken"Infoga" och klicka på "Försättsblad" i avsnittet sidor. Du kommer att se ett antal omslaget sida stilar att välja på eller skapa din egen. Ge din utbildningsmanual en beskrivande titel; inkludera datum skapad och författaren/författarna, sedan ofta utbildningsmanualer är ett grupparbete.

• Lägga till rubriker om du vill skapa innehållsförteckningen för dokumentet utbildning. Detta hjälper också visuellt organisera ditt dokument för enkel användning av dina medarbetare. Skapar rubrikformatmallar för varje avsnitt i dokumentet med den disposition du skapat (detta är inte detsamma som ett sidhuvud, som går högst upp på sidan). Rubrikformaten är teckensnitt används för att ange de olika avsnitten i din träning, samt i olika avsnitt. Om du skulle skriva en handbok om hur man skriver affärskorrespondens, din chef 1 skulle vara "Hur att skriva ett affärsbrev" och då din undernummer skulle vara "Vad inkludera." För att markera den rubrik 1 och rubrik 2, Välj fliken "Hem". I avsnittet format visas ett antal olika stilar du kan välja mellan bland annat rubrik 1, rubrik 2, textremsor, etc. Markera texten för din rubrik 1 och klicka på formatmallen Rubrik 1 att indikera dess betydelse i dispositionen. Klicka på nästa avsnitt i din disposition att göra rubrik 2. Gå igenom hela dispositionen, att välja rubrik 1 och rubrik 2. Dessa kommer att ingå i innehållsförteckningen när du är klar.

• Lägg till en innehållsförteckningen (TOC) till hjälper dina anställda att hitta den information de behöver när de behöver den. Om du redan lagt till rubrik 1 och 2s till dokumentet, har ordet göra arbetet att skapa Innehållsförteckningen för dig. Klicka på i början av dokumentet där du vill att Innehållsförteckningen visas (vanligtvis efter försättsbladet) och klicka på "Referenser", sedan klickar du på "Innehållsförteckning" i avsnittet i innehållsförteckningen. Du kommer att se en lista över de automatiska bord du kan använda. Klicka på en av de automatiska val och Innehållsförteckningen ska visas, med rubrikformat från din disposition.

• Ordna rubriker och delar av din utbildningsmanual i en steg för steg-ordning. Den sista och viktigaste delen av handboken är index. Ju mer komplett indexet är, ju mer din student kommer att kunna söka efter svar av sidnummer och ämnet efteråt. Om du vill skapa ett index, markera ordet du vill sätta i indexet. Klicka på "Referenser", sedan på "Markera indexord." Fortsätta att göra detta för varje artikel du vill lägga till din index. När gjort, bläddra till slutet av din utbildningsmanual och infoga Index genom att klicka på "Referenser," sedan på "Infoga Index."

• Stavningskontroll och spara filen. När du har skapat din första handbok, kan du förvandla detta manuellt till en mall för andra utbildningsmanualer genom att klicka på knappen "Open Office", och sedan klicka på "Spara som". När dialogrutan visas i avsnittet "Spara som", klicka på nedpilen och markera Word-mall (.dotx). Sedan kan du återanvända ditt arbete på en annan utbildningsmanual.