mynewspapers.net

Hur du använder korrekt etikett när du besvarar ett business samtal

Hur du använder korrekt etikett när du besvarar ett business samtal


Receptionister och personal som besvara telefonsamtal anses ofta vara företag offentliga ansikte. De är den första anhalten för klienter och kunder och de flesta människor kommer att bedöma företaget som helhet på den erfarenhet som de har på denna punkt. Porträttera en causal attityd, caustic språk eller inte visar vederbörlig etikett på ett företag samtal kan negativt påverka ett företags rykte och minska framtida vinster.

Instruktioner

• Tala klart och försök leende som du svarar i telefon. Att ha en positiv hållning och ansiktsuttryck kan överföra genom tonfallet i din röst. Upprätthålla en sympatisk ton under hela samtalet, även om klienten inte gör samma in natura.

• Identitet själv. Det finns inget mer frustrerande för en kund än att bli avskuren och behöva upprepa sin fråga till annan personal. Att ge ditt namn innebär att kunden kan be om du direkt när de ringer tillbaka.

• Förvara inte en klient på is för länge. Om du samla in ytterligare information och det har redan tagit cirka tre minuter, gå tillbaka till kunden och ber om ursäkt för den långa väntan. Om frågan kommer sannolikt att ta över tio minuter för att lösa, erbjuder att ringa kunden tillbaka så sparas de olägenheter i väntan på raden.

• Be två tal om möjligt erbjuder att motringa en kund. Också fråga vad som är mest lämplig tid att ringa tillbaka så du inte stör klienten när de är insvept med affärer eller familjeangelägenheter. Om du inte har lämnats med en rekommenderad tid, Undvik ringer innan åtta på morgonen eller efter nio på kvällen, om inte du har fått uttryckligt tillstånd att göra så.

• Undvik att avbryta kunden när man tar ett företag samtal. De kan ha mycket att få sina bröst, men tillåter dem att uttrycka sig innan erbjuder ett svar. Göra anteckningar som de talar om du inte tror du kommer ihåg alla beståndsdelar i deras fråga.

• Inte äta, dricka eller tugga när man tar ett företag samtal. Oavsett hur hårt du försöker dölja det, kunde delta i någon av dessa aktiviteter väl överföra till klienten. Detta kan göra din och ditt företag verkar oprofessionellt.

• Respektera dina klienter sekretess. Om du behöver returnera ett samtal och frågan har att göra med känslig information, till exempel medicinska test resultat eller en utestående skuld, inte ut denna information om ditt röstmeddelande. Helt enkelt begära ditt samtal returneras och upprepa ditt namn och kontaktnummer.