mynewspapers.net

Hur att behålla elektroniska & papperskopia filing system

Hur att behålla elektroniska & papperskopia filing system


Ett register är en metod för att organisera pappersarbete och dokument för lagring. Ett skåp eller en låda hålls som innehåller papperskopia versioner av dokument, medan ett elektroniskt system håller data på en dator. Dessa data kan vara e-postmeddelanden, eller skannade pappersarbete. När systemet är inställd är det viktigt att det upprätthålls, så att det förblir i ordning med uppdaterad information läggs regelbundet. För att bibehålla systemet, måste du skapa en procedur för att använda båda systemen.

Instruktioner

• Märk varje mapp, fil och låda eller box. Titeln bör omfatta dokumentation, plus den dag pappersarbete börjar på. Till exempel "Kvitton juni 2010 - nuvarande" eller "Mänskliga resurser mapp februari 2008."

• Skapa nya mappar, filer och lådor eller lådor när du har en ny kategori av pappersarbete att spara eller när äldre mappar, filer och lådor är fulla. Använda färgkoder för att skilja mellan år eller månader.

• Lägga till nya dokument till den mest relevanta mappen eller låda. Placera dokument i mappar på måfå kommer förstöra arkiveringssystem, som informationen kommer att sökas på fel ställe. Om systemet ordnas dokument i alfabetisk ordning, fortsätta med denna process i stället för att byta till ett annat format.

• Ta bort gamla, onödig dokument årligen. När du fortsätter att lägga till filerna, kommer att viss information bli irrelevant och föråldrade. Strimla den och frigöra extra lagringsutrymme.

• Skapa mappar eller kataloger på datorn. Konsolidera data regelbundet så det inte blir oorganiserade. Har flera nätverksenheter eller flera mappar som innehåller liknande information är inte ett effektivt sätt att organisera data.

• Säkerhetskopiera data regelbundet. Använda DVD-skivor, en USB-enhet, en extern hårddisk eller ett externt företag att göra detta. Detta skyddar data från förlust.

• Säkra data genom låsa varje fil, bevilja delegerad användare åtkomst eller lägga till ett lösenord när du öppnar en fil. Detta förhindrar missbruk av data, bedrägeri eller obehörig åtkomst. Plus att du kan vara säker på att endast människor som vet hur systemet fungerar använder den.

• Skriv en procedur för att använda den elektroniska arkivsystem. Innehåller stegvisa instruktioner för hur du hittar, referera, kategorisera och arkivera data, så att varje användare är det operativsystemet på samma sätt. Hålla den uppdaterad om du förfina systemet för att förhindra förväxling mellan användare.

• Granska register vartannat år. Kontrollera att det fungerar bra - detta kan definieras av hur effektiv arkivering är, hur lätt det är att hitta data och hur organiserade det är. Också, ta bort oönskade filer och minimera elektroniska röran.