mynewspapers.net

Fördelar och nackdelar med att använda en fax

Fördelar och nackdelar med att använda en fax


Faxar, som överför dokument med hjälp av en telefonanslutning, var en gång i framkant av datakommunikationsteknik. Ökningen av e-post runt om i världen har dock till stor del gjort faxar föråldrade i många branscher. Trots sina nackdelar, det finns dock fortfarande vissa skäl som faxmaskiner fortsätter att se använder idag.

Papperskopior

En av de viktigaste fördelarna med faxmaskiner är att de ger en omedelbar papperskopia av ett dokument. Detta tar bort chansen att en bifogad fil kan strykas eller en online korrespondens raderas vid en hårddisk fel eller datorn kraschar. För företag som håller papperskopior av officiell korrespondens, påskynda faxar processen genom att ta bort behovet av att ta emot e-post och sedan skriva ut det senare för att lämna in. Istället, allt händer på en gång.

Juridiska fördelar

Faxmaskiner är också viktigt att företag gör affärer internationellt. Detta beror på lagstiftningen i vissa länder som definierar faxade signaturer som officiellt bindande, medan e-post signaturer inte. Medan detta inte är fallet i Förenta staterna, kan företag som kan behöva Visa bevis för ett avtal eller någon form av tillstånd behöva faxade kopior på filen i stället för utskrivna e-post.

Andra funktioner

En annan fördel med att använda en fax är en lista över andra funktioner också utföra vissa faxar. Förutom att skicka och ta emot fax, många professionella faxapparater också skriva ut dokument, göra kopior och skanna även bilder. Ett företag eller en enskild kan hålla en befintlig faxmaskin för dess sekundära funktioner även om det aldrig används för att faktiskt skicka fax.

Komplexitet

Faxar tar upp utrymme och även skapa en möjlighet för mekaniska fel som kan kräva kostsamma reparationer. E-posta dokument tar ingen extra hårdvara förutom en befintlig dator och filerna kan lagras digitalt i stället för att ta upp utrymme i pappersform.

Avfall och kostnad

Faxar behöver regelbundet underhåll. Detta inkluderar lagerhålla maskiner med papper och levererar även toner, som är pulveriserade bläck faxmaskiner använder för att skriva ut. Det finns också möjligheten att när ett dokument har varit faxas och informationen är läsa eller in i en dator, papper kommer att kastas bort eller återvunnet, sätter onödig press på avloppsystem. Slutligen, som varje maskin, faxar kräver tillfällig rengöring.